Politica de supraveghere video

1. Introducere

1.1 Autoklass Center S.R.L. deține sisteme de supraveghere prin mijloace video a imobilelor unde își desfășoară activitatea. Prezenta politică detaliază scopul supravegherii și procedura care trebuie urmată pentru respectarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate.

1.2 La întocmirea prezentei politici au fost avute în vedere dispozițiile Regulamentului privind protecția datelor (GDPR), ale Legii nr. 190/2018, ale Legii nr. 333/2003, ale HG nr. 301/2012 și ale Deciziei ANSPDCP nr. 174/2018.

1.3 Prezenta politică se aplică în cadrul tuturor punctelor de lucru (magazine și depozite) ale Autoklass Center SRL (în continuare „Autoklass”) în care se utilizează camere de supraveghere video.

2. Locațiile amplasării camerelor de supraveghere

2.1 Sistemul de supraveghere video funcționează în spațiile în care se derulează activitatea societății și sunt semnalizate corespunzător pentru a informa personalul, clienții/furnizorii, vizitatorii etc. (în continuare „persoane vizate”) că se află în zona de acțiune a camerelor de supraveghere.

2.2 Camerele de supraveghere sunt amplasate de așa manieră încât să acopere toate spațiile incintei Autoklass în măsura în care este posibil, fiind astfel amplasate atât în interiorul clădirilor, cât și în exteriorul acestora, în zone vulnerabile identificate astfel în analizele de risc la securitatea fizică.

2.3 În principiu, nu se monitorizează zonele susceptibile să ofere un grad mai ridicat de discreție.

2.4 Instalarea camerelor de supraveghere se face după o evaluare a impactului asupra vieții private a persoanelor vizate.

3. Tipurile de date colectate și scopul colectării acestora

3.1 Autoklass utilizează un sistem de televiziune închisă, ca parte a sistemului de alarmare împotriva efracției în vederea protejării imobilelor deținute, a bunurilor, a securității angajaților și clienților/vizitatorilor. Datele furnizate de acest sistem de supraveghere video sunt utilizate și pentru monitorizarea respectării măsurilor de protecție sanitară anti-Covid de către angajați și de către clienți/vizitatori, sau pentru monitorizarea și eficientizarea activității proprii. Există și un sistem separat care utilizează camere video pentru recunoașterea automată a numerelor de înmatriculare, pentru accesul automatizat în incinta punctelor de lucru.

3.2 Folosirea sistemelor de supraveghere video în scopul asigurării siguranţei obiectivelor, bunurilor şi valorilor se întemeiază pe obligația legală prevăzută de Legea 333/2013 și în Normele metodologice de aplicare ale acesteia. În acest sens, prelucrarea datelor obținute prin mijloace video contribuie la prevenirea, descurajarea, gestionarea și, dacă este caz, anchetarea incidentelor legate de siguranță și securitate, a potențialelor amenințări sau accesului fizic neautorizat, inclusiv accesului neautorizat în clădirile securizate sau în încăperile unde intrarea se face doar pe bază de „cartelă acces”. De asemenea, camerele de supraveghere au rolul de a proteja infrastructura IT.

3.3 Un alt scop al prelucrării a fost determinat în contextul creat de pandemia de Covid-19, când a fost necesară stabilirea unui set de reguli și măsuri destinate limitării răspândirii virusului, iar sistemul de supraveghere video a oferit beneficiul creșterii controlului respectării acestor reguli de protecție sanitară anti-Covid. Prin monitorizarea imaginilor furnizate de sistem, cu precădere din zonele de acces, se urmărește creșterea gradului de protecție ca urmare a dezinfectării mâinilor, a purtării măștii, a păstrării distanței între persoane.

3.4 Datele furnizate de sistemul de supraveghere video pot fi utilizate în scopul efectuării de audituri, în baza interesului legitim al Autoklass de a monitoriza și a-și eficientiza activitatea. Auditurile pot viza respectarea de către angajați a standardelor și instrucțiunilor de lucru (audit de imagine sau de conformitate) sau pot viza prevenirea/detectarea/investigarea unor fraude, a unor comportamente incorecte ale unor angajați. În același scop, de monitorizare și eficientizare a activității sunt folosite și datele din sistemul de recunoaștere automată a numerelor de înmatriculare.

3.5 Având în vedere obligația legală a Autoklass prevăzută de Legea 51/2013 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 82/2000 privind autorizarea operatorilor economici care desfăşoară activităţi de reparaţii, de reglare, de modificări constructive, de reconstrucţie a vehiculelor rutiere, precum şi de dezmembrare a vehiculelor scoase din uz, de a asigura posibilitatea beneficiarului unor operațiuni de service de a asista vizual la modul în care sunt efectuate operațiunile, imaginile preluate de camerele de supraveghere din zona de service sunt prezentate pe monitoare, pentru a fi accesate de către clienții în cauză, fiind și înregistrate, ca probe pentru conformitate.

3.6 Toate camerele de supraveghere funcționează 24 ore/zi, 7 zile/săptămână și captează imagini ce permit identificarea persoanelor și autovehiculelor aflate în zonele de acoperire. Imaginile sunt stocate în format digital și pot oferi informații precum data, numărul de înmatriculare, locul supravegheat, ora, dupa caz.

3.7 Sistemele de supraveghere nu sunt utilizate în alte scopuri decât cele anterior menționate. Înregistrările video pot fi transmise organelor statului, la solicitarea expresă a acestora (ex. instanțe de judecată, parchete, poliție etc.).

3.8 Utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii în operarea sistemului de supraveghere video beneficiază de instructaje periodice în vederea respectării legislației privind protecția datelor și a drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.

4. Cererile de dezvăluire a informațiilor

4.1 Persoanele vizate trebuie să transmită în scris societății solicitările lor, prin e-mail la dataprotection@autoklass.ro sau la adresa din București, Splaiul Unirii nr. 166A, sector 4, indicând suficiente detalii pentru a se putea localiza în timp momentul la care s-a efectuat captarea imaginii și datele care trebuie identificate, respectiv o dovadă a identității persoanei vizate. Persoanele implicate în activitatea de supraveghere video şi cele responsabile de administrarea imaginilor filmate vor respecta Procedura de exercitare a drepturilor persoanelor vizate – PG 028.

4.2 În situația în care Autoklass se vede pusă în situația de a nu putea da curs unei solicitări privind accesul la date din cauza faptului că se vor dezvălui datele unei alte persoane, va respinge cererea, cu excepția situației în care cealaltă persoană transmite către Autoklass o declarație prin care își dă consimțământul expres ca datele sale să fie dezvăluite către solicitant.

4.3 Orice cerere de acces se va nota într-un registru ce va cuprinde numele persoanei vizate, data, ora, camera de supraveghere, motivul divulgării și data la care s-a răspuns cererii.

4.4 Cererea formulată de un terț cu privire la dezvăluirea imaginilor trebuie să fie în scris, cu respectarea dispozițiilor art. 4.1. Dispozițiile art. 4.2. se aplică în mod corespunzător.

4.5 În situații excepționale, divulgarea imaginilor către terțe părți poate avea loc dacă este impusă de lege (ex. în scopul identificării unei persoane ca urmare a săvârșirii unei infracțiuni).

4.6 Aceste dezvăluiri se vor face cu acordul Responsabilului cu protecția datelor.

4.7 Orice divulgare către o terță parte se va nota într-un registru ce va cuprinde solicitantul, data, ora, camera de supraveghere, motivul divulgării și data la care s-a răspuns cererii.

4.8 Suplimentar, imaginile pot fi accesate, în cazuri excepționale și doar cu aprobarea prealabilă a administratorului sistemului, de furnizorii de servicii utilizați de Autoklass pentru a asigura buna funcționare a sistemului de supraveghere video.

5. Stocarea imaginilor și utilizatorii sistemului

5.1 Imaginile camerelor de supraveghere nu vor fi păstrate pentru mai mult de 30 de zile de la data înregistrării, cu excepția situației în care se investighează săvârșirea unei infracțiunii sau atunci când dreptul Uniunii sau dreptul intern impun perioade mai mari de timp.

5.2 Imaginile stocate se vor șterge prin proceduri automate, în ordinea în care au fost înregistrate.

5.3 Dacă o imagine trebuie păstrată pentru investigații ulterioare sau pentru a aduce dovezi în cadrul unui incident de securitate, aceasta va fi stocată pe durata anchetei.

5.4 În cazul în care este necesar ca o imagine să fie stocată pentru o perioadă mai mare de 30 de zile, Responsabilul cu protecția datelor va fi înștiințat și va autoriza o astfel de cerere.

5.5 La imaginile/înregistrările colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video au acces administratorul sistemului, administratorul societății, directorii de sucursale, persoanele desemnate cu atribuții de audit sau de asigurarea respectării procedurilor de sănătate și siguranță, în mod limitat.

5.6 Dreptul de acces se acordă utilizatorilor prin decizie a administratorului, în scopuri determinate, pe baza nevoii de a cunoaşte, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu.

6. Securitatea

6.1 Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a respecta drepturile persoanelor vizate, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

• limitarea timpului de stocare a imaginilor;
• mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică și software;
• accesul utilizatorilor se face doar de pe echipamente determinate (IP-uri înregistrate în rețea), pe care a fost instalată aplicația informatică și care permite accesul doar pe bază de user și parolă;
• toți utilizatorii cu drept de acces au semnat declarații de confidențialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
• doar administratorul societății are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor;
• administratorul de sistem ține în permanentă o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;
• responsabilul cu protecția datelor va fi consultat înainte de achiziționarea sau instalarea oricărui nou sistem video.

7. Informarea persoanelor vizate cu privire la supravegherea video

Autoklass va furniza o copie a prezentei politici, la cerere, persoanelor vizate. Această politică descrie scopul, procedurile de urmat și furnizează datele de contact ale persoanelor responsabile cu protecția datelor pentru cei care doresc să discute în legătură cu modalitatea în care are loc supravegherea video.

Avertizarea persoanelor vizate asupra faptului că în incinta Romstal sunt supravegheate video se va face prin semnalarea adecvată pentru a indica că sistemul de supraveghere video este în funcțiune. Semnalizarea adecvată (Anexa 1) va fi afișată în mod vizibil la intrarea în incinta Autoklass și va include informațiile esențiale privind prelucrarea datelor cu caracter personal:

• Identitatea operatorului și datele de contact;
• Informații privind prelucrarea;
• Scopul/ scopurile supravegherii video
• Drepturile persoanei vizate

Pentru exercitarea drepturilor unei persoane vizate (acces, ștergerea datelor, restricționarea prelucrării, opoziție, formularea unei plângeri) aceasta trebuie să transmită o solicitare în acest sens, folosind următoarele date de contact: București, Splaiul Unirii nr. 166A, Sector 4, telefon 021.331.17.70, e-mail dataprotection@autoklass.ro